Sverige har med förändrad lagstiftning föregått med en god förebild genom att tillåta att årsredovisningshandlingar i original får upp­rättas i digital form. Detta innebär främst att utskrifter av elek­troniska dokument blir helt obe­höv­ligt om man inte väljer att ta papperskopior för att läsa med ögat. Över­gången till digitalt original har nu skapat helt nya förutsätt­ningar för upp­rättande av årsredo­vis­nings­handlingar och för dess interna hantering. Detta paradigm skapar också behov av nya regler och principer för kvalitetssäk­rings­­arbetet, inte minst vad avser granskning och spårbarhet oavsett vem som ansvarar för detta arbete

En viktig beståndsdel i denna förändringsprocess är att Bolagsverket har beslutat att det digitala format som får användas vid ingivning av års­redo­visningshandlingar till verket ska vara i enlighet med den inter­nationella standarden XBRL - eXstensibleBusinessReportingLanguage. Detta medför i praktiken att originalet då också upprättas i det digitala XBRL-format.

XBRL innebär att man genom en, av ett internationellt konsortium skapad, struk­tur och ett XML-baserat ”språk” kan hantera, distribuera och lagra all slags finansiell information helt elektroniskt, snabbt, enkelt och trans­pa­rent oavsett teknisk plattform, regelverk eller språkområde.

I Sverige har vi sedan tidigt 90-tal haft tillgång till SIE-formatet för över­föring av redovisningsdata mellan olika program, en standard som är unik i världen. Eftersom SIE-standarden endast omfattar transaktioner och saldon i huvudboken, men ingen rapportinforma-tion, införs nu XBRL för att säkra hela den finansiella rapportkedjan.

Idag bokför vi i datorn och det är helt naturligt att all hantering sker elektroniskt ända fram till inlämning av årsredovisning. Med ett införande av XBRL som standard för digital ekonomisk information får vi en säker och flexibel lösning i alla led, och kan enkelt införa kontroller exempelvis i bokslutet som hänger med hela vägen och kan därmed kvalitetssäkra alla data på ett effektivt sätt.

Och goda exempel finns det runt om i världen exempelvis i Kina där 1.000 börsnoterade bolag använder konceptet. Andra länder är Belgien, England, Holland, Indien, Japan, USA (SEC) och de blir fler och fler.

Taxonomi
Grunden för denna formatering utgörs av en Taxonomi/elementkatalog, en inne­hållsförteck­ning över alla de ”begrepp” som exempelvis ingår i de svenska årsredovisningshandlingarna (nettoomsättning, kundfordringar m fl). Genom entydiga definitioner och strukturer, i enlighet med den internationella XBRL-standarden, kan man hantera finansiell information säkert, enkelt och transparent. En taxonomi utformas för ett visst regelverk exvis, IFRS, US GAAP, Svenska ÅRL etc

Elektroniska signaturer
Nu förhåller det sig så att trots att det redan den 1 juli 2006 var tillåtet att ge in årsredovisningshandlingar i XBRL-format så har det i praktiken inkommit väldigt få digitala årsredovisningar varför företagen har fortsatt med att använda papper. En starkt bidragande orsak till detta är att den ingivningsform, baserad på e-legitimation, som Bolagsverket föreskriver inte kan godtas av företagen. Skälen till detta är flera och ett av de främsta innebär att e-legitimation inte medger annat än att alla underskrifter och påskrifter på en årsredovisningshandling medför ett obegränsat personligt ansvar, vilket är något helt annat än vad ABL och andra lagregler föreskriver. Avsaknande av roller i nuvarande rutin utgör ett problem liksom bristen på en notariatsfunktion samt det förhållande att utländska styrelseledamöter ej kan signera elektroniskt i nuvarande upplägg. Utan notariat, ingen möjlighet till bevisprövning vid en rättslig process!

Det är ur flera aspekter av största vikt att kunna klargöra vilken roll den som signerar har, om det är VD, styrelseledamot eller revisor, då det juridiskt är en fråga i förlängningen om ”begränsat ansvar”. Den rollen måste vara en del av signaturen. Ytterligare en svårighet är att e-legitimation bara kan utfärdas till svenska medborgare. Hur gör de som har utländska styrelseledamöter?

Det är mot denna bakgrund det nu föreligger ett stort behov av att man måste pröva andra vägar för att uppnå de ur företagsmark-naden acceptabla princip­erna för elektronisk signering, inte minst i anslutning till finansiell rapportering elektroniskt.

Trots olika intressenters ansträngningar missar nu finansmarknaden, bankerna, börsen, myndigheter och redovisande företag alla de fördelaktiga möjlig­heter­na som XBRL ger i kombination med en väl lämpad elektronisk signering

Problemlösning
Men det finns en lösning på nära håll. Ett internationellt konsortium, med rötterna i Malmö, har sedan flera år arbetat fram en internationellt förank­rad policy för att säkerställa all slags elektro­niskt distribuerad informa­tion mellan olika intressenter, miljöer och tekniska plattformar. Detta kon­cept går under benämningen ”GTC Global Policy” och är direkt tillämpbart på årsredo­vis­ning­s­­hand­lingar för att möta dagens behov av legalitet, integritet, och tillförlitlighet.

Lars Berglöf har under några år följt det intressanta och lovande GTC-projekt för utveckling av internationellt tillämpbara policys, standards och proce­durer för att uppnå komplett säkerhet i all digital kommunikation. Ett fler­tal internationella specialister, inom säkerhetsfrågor kring digital informa­tion, har granskat GTC Global Policy on Enabling Trust in the Digital World och funnit att det håller för alla nu kända invändningar. Det har även blivit dags för att genomföra skarpa tillämpningar på ingivningen av de Svenska årsredo­vis­nings­handlingarna och befria inte minst revisorerna från ett personligt och obegränsat ansvar vid elektronisk signering av revisionsbe­rättelser

Lars Berglöf konstaterar att den svenska regeringen nu presenterat en IT-strategi som kan inne­bära att vi tar ett stort kliv framåt mot införande av XBRL och internationellt anpassad elektron­isk signering. Förvaltningsminister Mats Odell vill härmed ytterligare påskynda utvecklingen av e-förvaltning och även skärpa direktiven till myndigheterna.

Det vi nu behöver, för att påskynda utvecklingen, är att myndigheterna bestämmer sig för att det är dags att ta klivet mot digitaliserad information med stöd av Internationella standards och att vi hittar så kallade ”Early Adopters”, - några goda exempel - som tilltalas av utvecklingen och som vill vara med och driva den framåt föreslår undertecknad avslutningsvis.

Stockholm mars 2008
Lars Berglöf - eReport